Truy xuất nguồn gốc thực phẩm khác gì hàng công nghiệp
Truy xuất nguồn gốc thực phẩm khó hơn hàng công nghiệp, và khó ở những chỗ không hiển nhiên. Một chiếc máy có số sê-ri gắn suốt vòng đời. Một tấn nguyên liệu thực phẩm thì bị trộn, chia, chế biến, đổi hình dạng và biến mất vào trong sản phẩm cuối cùng.
Truy xuất nguồn gốc thực phẩm khó hơn truy xuất hàng công nghiệp, và khó ở những chỗ không hiển nhiên. Một chiếc máy có số sê-ri gắn suốt vòng đời. Một tấn nguyên liệu thực phẩm thì bị trộn, chia, chế biến, đổi hình dạng, và biến mất vào trong sản phẩm cuối cùng.
Hiểu bốn đặc thù dưới đây trước khi thiết kế hệ thống sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí làm lại.
Đặc thù 1 — Trộn lô và chia lô
Đây là bài toán khó nhất.
Một mẻ sản xuất thường dùng nguyên liệu từ nhiều lô nhập khác nhau. Ngược lại, một lô nguyên liệu có thể được chia cho nhiều mẻ. Kết quả là quan hệ giữa nguyên liệu và thành phẩm không phải một-một, mà nhiều-nhiều.
Hệ quả thực tế: nếu doanh nghiệp không ghi lại mẻ nào dùng những lô nguyên liệu nào, thì khi một lô nguyên liệu có vấn đề, không có cách nào xác định thành phẩm nào bị ảnh hưởng. Phạm vi thu hồi buộc phải mở rộng ra toàn bộ khoảng thời gian nghi ngờ.
Việc cần làm rất đơn giản nhưng phải làm đều: mỗi mẻ sản xuất ghi lại danh sách mã lô nguyên liệu đã sử dụng. Một dòng trong sổ, nhưng là dòng quyết định phạm vi thiệt hại về sau.
Đặc thù 2 — Hạn sử dụng và áp lực thời gian
Với hàng công nghiệp, một cuộc điều tra kéo dài vài tuần vẫn chấp nhận được. Với thực phẩm, sản phẩm có thể đã được tiêu thụ hết trước khi doanh nghiệp kịp xác định phạm vi.
Điều này đặt ra yêu cầu về tốc độ tra cứu, không chỉ về việc có dữ liệu. Một hệ thống lưu đủ dữ liệu nhưng cần ba ngày để tổng hợp thì trên thực tế đã thất bại.
Phép thử đơn giản cho bất kỳ hệ thống nào: chọn ngẫu nhiên một mã lô thành phẩm, bấm giờ xem mất bao lâu để biết lô đó dùng nguyên liệu nào và đã giao cho những ai. Nếu quá một giờ, hệ thống chưa đạt.
Đặc thù 3 — Điều kiện bảo quản là dữ liệu truy xuất
Với hàng công nghiệp, dữ liệu truy xuất chủ yếu là dữ liệu về danh tính và vị trí. Với thực phẩm, trạng thái cũng là dữ liệu.
Nhiệt độ trong quá trình vận chuyển, thời gian sản phẩm nằm ngoài kho lạnh, độ ẩm khu vực lưu trữ — những thông tin này ảnh hưởng trực tiếp tới an toàn thực phẩm, nên chúng thuộc phạm vi dữ liệu cần thu thập.
TCVN 12850:2019 nêu rõ dữ liệu truy xuất nguồn gốc bao gồm dữ liệu về chất lượng và an toàn của sản phẩm, và dữ liệu phải được tạo ra mỗi khi có một quá trình liên quan diễn ra. Với chuỗi lạnh, "quá trình liên quan" bao gồm cả các lần chuyển kho, chuyển xe.
Đặc thù 4 — Thời hạn lưu trữ dài hơn vòng đời sản phẩm
Sản phẩm có thể hết hạn sau sáu tháng, nhưng dữ liệu về nó phải sống lâu hơn nhiều.
Theo hướng dẫn triển khai của cơ quan quản lý địa phương về truy xuất nguồn gốc, dữ liệu điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 12 tháng với hàng hóa có hạn sử dụng, và 60 tháng với hàng hóa không có hạn sử dụng. Doanh nghiệp nên đối chiếu yêu cầu cụ thể theo ngành hàng của mình.
Điều này dẫn tới một câu hỏi mà ít doanh nghiệp đặt ra khi ký hợp đồng phần mềm: nếu ngừng dùng dịch vụ, dữ liệu cũ lấy về bằng cách nào và ở định dạng gì? Hợp đồng phần mềm thường ngắn hơn nghĩa vụ lưu trữ dữ liệu.
Khung tối thiểu cho cơ sở sản xuất thực phẩm
Không cần bắt đầu bằng phần mềm. Bắt đầu bằng bốn sổ ghi nhận, làm đúng và làm đều:
- Sổ nhập nguyên liệu: ngày nhập, nhà cung cấp, mã lô của nhà cung cấp, số lượng, chứng từ kèm theo.
- Sổ sản xuất theo mẻ: mã mẻ, ngày sản xuất, ca, danh sách mã lô nguyên liệu đã dùng, sản lượng.
- Sổ đóng gói: mã mẻ tương ứng, ngày đóng gói, hạn sử dụng in trên bao bì, số lượng theo quy cách.
- Sổ xuất hàng: ngày xuất, khách hàng, mã mẻ hoặc mã lô đã giao, số lượng.
Bốn sổ này liên kết với nhau qua mã mẻ. Có chúng, doanh nghiệp đã truy xuất được hai chiều: từ khách hàng ngược về nguyên liệu, và từ nguyên liệu xuôi tới khách hàng. Số hóa sau đó chỉ là chuyển thứ đã có sẵn lên hệ thống, không phải xây từ đầu.
Sai lầm thường gặp
- In hạn sử dụng nhưng không in mã lô. Hạn sử dụng không phân biệt được hai mẻ sản xuất cùng ngày ở hai dây chuyền khác nhau.
- Ghi sổ cuối ngày theo trí nhớ. Mất thông tin về thứ tự và thời điểm, và sai sót tích lũy nhanh.
- Không ghi nhận nguyên liệu phụ và bao bì. Sự cố liên quan tới bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm không hiếm, nhưng phần lớn hệ thống chỉ theo dõi nguyên liệu chính.
- Không diễn tập. Hệ thống chưa từng được thử bằng một tình huống giả định thì không ai biết nó có chạy được khi cần thật hay không.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở nhỏ làm thủ công có đáp ứng được không?
Được, nếu ghi chép theo sự kiện và có mã lô rõ ràng. Nguyên tắc truy xuất không quy định phải dùng công nghệ nào. Vấn đề của ghi chép giấy là tốc độ tra cứu khi cần khoanh vùng gấp.
Mã lô nên đặt thế nào?
Đặt sao cho không trùng và tự nó mang thông tin về thời điểm sản xuất, ví dụ kết hợp ngày sản xuất với số thứ tự mẻ trong ngày. Tránh đánh số thuần túy tăng dần vì khó đối chiếu khi tra cứu thủ công.
Có bắt buộc phải gắn mã QR cho người tiêu dùng quét không?
Việc hiển thị thông tin cho người tiêu dùng và việc lưu dữ liệu truy xuất nội bộ là hai lớp khác nhau. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc quy định của từng nhóm hàng hóa, doanh nghiệp cần đối chiếu theo ngành hàng của mình.
Nên số hóa ngay hay ghi sổ trước?
Nên chạy quy trình ghi chép cho ổn định trước, rồi mới số hóa. Số hóa một quy trình chưa chuẩn chỉ làm cho sai sót được nhân bản nhanh hơn.
Văn bản chuyên ngành cần đọc kèm: Thông tư 11/2026/TT-BCT quy định về truy xuất nguồn gốc thực phẩm.
Căn cứ: TCVN 12850:2019 về Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc; hướng dẫn triển khai của cơ quan quản lý địa phương về thời hạn lưu trữ dữ liệu.