Định danh – Thu thập – Chia sẻ: Ba nguyên tắc của mọi hệ thống truy xuất

TCVN 12850:2019 được xây dựng trên ba nguyên tắc trọng tâm: Định danh — Thu thập — Chia sẻ. Ba từ này nghe đơn giản, nhưng chúng là bộ khung để đánh giá bất kỳ hệ thống truy xuất nào. Một hệ thống thiếu một trong ba nguyên tắc sẽ hỏng ở đúng chỗ mà doanh nghiệp cần nó nhất.

Vì sao lại là ba nguyên tắc này

Tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam tham khảo GS1 Global Traceability Standard phiên bản 2.0 — bộ tiêu chuẩn được dùng rộng rãi trong thương mại quốc tế. Ba nguyên tắc này được nêu là cơ sở để đảm bảo các giải pháp truy xuất nguồn gốc luôn đạt được hiệu quả.

Điểm đáng chú ý: đây là ba nguyên tắc tuần tự và phụ thuộc nhau. Không định danh được thì không thu thập được. Thu thập rồi mà không chia sẻ được thì dữ liệu chỉ nằm yên trong máy chủ của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 1 — Định danh

Định danh trả lời câu hỏi: đối tượng nào đang được theo dõi?

Đây là nơi phần lớn hệ thống làm sai ngay từ đầu. Sai lầm phổ biến nhất là định danh sản phẩm thay vì định danh lô.

Ví dụ dễ hình dung: một cơ sở sản xuất nước mắm gắn mã cho "nước mắm cá cơm 500ml". Mọi chai xuất xưởng trong cả năm đều mang cùng mã đó. Khi một khách hàng phản ánh về chất lượng, doanh nghiệp không thể biết chai đó thuộc mẻ nào, ủ từ lô cá nào, đóng chai ngày nào. Hệ thống có mã, có mã QR, nhưng không truy xuất được gì.

Định danh đúng phải xác định rõ ba cấp:

• Cấp sản phẩm: đây là mặt hàng gì.
• Cấp lô: mẻ sản xuất nào, ngày nào, ca nào.
• Cấp đơn vị: chính xác từng sản phẩm riêng lẻ, dùng khi giá trị cao hoặc rủi ro lớn.

Ngoài sản phẩm, tiêu chuẩn còn yêu cầu tổ chức xác định các thành phần chính, bao bì và nguyên liệu gián tiếp cần theo dõi. Nhiều doanh nghiệp bỏ sót bao bì, trong khi sự cố về bao bì lại khá phổ biến.

Nguyên tắc 2 — Thu thập

Thu thập trả lời câu hỏi: dữ liệu gì được ghi lại, ở đâu, khi nào?

Theo TCVN 12850:2019, tổ chức phải xác định dữ liệu truy xuất nguồn gốc được thu thập, bao gồm dữ liệu từ các bộ phận và quá trình khác nhau trong phạm vi đã xác định, và dữ liệu này bao gồm cả dữ liệu về chất lượng và an toàn của sản phẩm.

Một yêu cầu quan trọng: dữ liệu phải được tạo ra mỗi khi có một quá trình liên quan đến truy xuất diễn ra. Nghĩa là ghi nhận theo sự kiện, không phải ghi nhận theo định kỳ.

Khác biệt này rất lớn trong thực tế. Ghi sổ cuối ngày là ghi theo định kỳ, và nó làm mất thông tin về thứ tự, thời điểm, người thực hiện. Ghi ngay khi nhập nguyên liệu, khi vào mẻ, khi đóng gói mới là ghi theo sự kiện.

Khung tối thiểu cho mỗi lần ghi nhận là bốn câu hỏi: cái gì, ở đâu, khi nào, ai.

Nguyên tắc 3 — Chia sẻ

Chia sẻ trả lời câu hỏi: ai đọc được dữ liệu này và đọc được đến đâu?

Đây là nguyên tắc bị xem nhẹ nhất, vì nó không tạo ra lợi ích trực tiếp cho người xây hệ thống. Nhưng chính nó quyết định hệ thống có giá trị hay không.

TCVN 12850:2019 yêu cầu tổ chức xác định phạm vi hệ thống, bao gồm số bước trước và sau mà chuỗi cung ứng cần chia sẻ dữ liệu, số bên tham gia mà tổ chức cần tương tác trực tiếp, và nhu cầu tích hợp chia sẻ dữ liệu với người dùng cuối.

Nói cách khác, dữ liệu phải đi được ra khỏi ranh giới doanh nghiệp. Một hệ thống đóng kín, không kết nối được với đối tác hay cơ quan quản lý, sẽ không đáp ứng yêu cầu của các quy định mới — vốn đòi hỏi hệ thống nội bộ phải có khả năng kết nối với hệ thống tập trung.

Dùng ba nguyên tắc để tự kiểm tra

Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp giải pháp nào, đặt ba câu hỏi sau:

1. Về định danh: hệ thống này định danh ở cấp nào? Nếu câu trả lời là "theo sản phẩm", hãy hỏi tiếp cách phân biệt hai lô khác nhau của cùng một sản phẩm.
2. Về thu thập: dữ liệu được ghi tại thời điểm sự kiện xảy ra hay nhập lại sau? Ai chịu trách nhiệm ghi, và nếu người đó quên thì hệ thống phát hiện được không?
3. Về chia sẻ: dữ liệu xuất ra được theo định dạng nào? Có kết nối được với hệ thống của cơ quan quản lý không? Nếu đổi nhà cung cấp, dữ liệu cũ có mang đi được không?

Câu hỏi cuối cùng đặc biệt quan trọng. Dữ liệu truy xuất phải lưu trữ nhiều năm, dài hơn vòng đời của phần lớn hợp đồng phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

Ba nguyên tắc này có bắt buộc áp dụng không?

TCVN 12850:2019 là tiêu chuẩn quốc gia, quy định các yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc và được áp dụng đồng thời với các tiêu chuẩn quốc gia cho từng lĩnh vực, sản phẩm cụ thể. Mức độ bắt buộc phụ thuộc vào quy định pháp luật của từng ngành hàng.

Doanh nghiệp nhỏ có làm được cả ba nguyên tắc không?

Được, vì ba nguyên tắc không quy định phải dùng công nghệ nào. Một cơ sở nhỏ ghi sổ đúng cách, có mã lô rõ ràng và sẵn sàng cung cấp thông tin cho đối tác vẫn đáp ứng được nguyên tắc, dù chưa số hóa.

Nên bắt đầu từ nguyên tắc nào?

Từ định danh. Đây là nền tảng, và cũng là thứ khó sửa nhất về sau. Chọn sai cấp định danh thì toàn bộ dữ liệu thu thập sau đó đều mất giá trị khoanh vùng.

Ba nguyên tắc này áp dụng khác nhau tuỳ ngành: với thực phẩm, khâu Thu thập nặng hơn hẳn vì nguyên liệu không giữ nguyên hình dạng suốt chuỗi. Bản triển khai theo chuẩn quốc tế nằm ở giải pháp truy xuất nguồn gốc GS1.

Căn cứ: TCVN 12850:2019 về Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc; GS1 Global Traceability Standard v2.0.