Định danh cấp lô hay cấp đơn vị sản phẩm: chọn thế nào

Câu hỏi đầu tiên khi xây hệ thống truy xuất nguồn gốc không phải là dùng phần mềm nào, mà là định danh lô sản phẩm ở cấp nào. Trả lời sai câu này thì mọi khoản đầu tư phía sau đều mất phần lớn giá trị, vì dữ liệu thu thập được không đủ chi tiết để khoanh vùng khi có sự cố.

Đây cũng là quyết định khó sửa nhất. Đổi phần mềm thì mất vài tháng; đổi cấp định danh thì phải làm lại quy trình sản xuất, in ấn bao bì và toàn bộ dữ liệu lịch sử.

Ba cấp định danh

Theo TCVN 12850:2019, nguyên tắc định danh trong hệ thống truy xuất nguồn gốc được triển khai ở ba cấp, chi phí và giá trị tăng dần.

Cấp sản phẩm

Định danh theo kiểu loại hàng hóa. Mọi đơn vị cùng loại mang chung một mã. Đây là cấp của mã vạch thương phẩm quen thuộc.

Cấp này trả lời được "đây là mặt hàng gì", nhưng không phân biệt được hai mẻ sản xuất khác nhau. Với truy xuất nguồn gốc, nó gần như không có giá trị: khi một khách hàng phản ánh, doanh nghiệp không biết sản phẩm đó thuộc mẻ nào.

Cấp lô

Định danh theo mẻ sản xuất. Mỗi lô có mã riêng, gắn với ngày sản xuất, ca sản xuất, danh sách nguyên liệu đã dùng.

Đây là cấp tối thiểu để một hệ thống thực sự truy xuất được, và cũng là cấp phù hợp với đa số doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng. Chi phí tăng thêm chủ yếu nằm ở khâu in mã lô lên bao bì và kỷ luật ghi chép, không nằm ở công nghệ.

Cấp đơn vị sản phẩm

Mỗi sản phẩm riêng lẻ có một mã duy nhất, không trùng lặp. Đây là cấp cao nhất và đắt nhất.

Cấp này cần thiết khi giá trị đơn vị sản phẩm cao, khi rủi ro làm giả lớn, hoặc khi yêu cầu của thị trường nhập khẩu đòi hỏi. Nó cũng là điều kiện để chống tái sử dụng tem: một mã chỉ được kích hoạt một lần, quét lần thứ hai sẽ cảnh báo.

Chọn cấp nào cho đúng

Không có câu trả lời chung. Nhưng có bốn câu hỏi giúp quyết định nhanh.

1. Một lần thu hồi tốn bao nhiêu? Nếu chi phí thu hồi toàn bộ dòng sản phẩm lớn hơn nhiều lần chi phí định danh cấp lô, thì cấp lô là bắt buộc về mặt kinh tế.
2. Sản phẩm có bị làm giả không? Hàng bị làm giả nhiều thì cấp đơn vị đáng đầu tư, vì nó cho phép phát hiện mã trùng.
3. Thị trường đích yêu cầu gì? Một số thị trường nhập khẩu và một số kênh phân phối lớn quy định sẵn cấp định danh tối thiểu.
4. Sản lượng bao nhiêu? Cấp đơn vị với sản lượng hàng triệu đơn vị mỗi tháng là bài toán hạ tầng, không còn là bài toán tem nhãn.

Sai lầm phổ biến: gắn mã nhưng không phân biệt được lô

Đây là lỗi tôi thấy lặp lại nhiều nhất trong thực tế.

Doanh nghiệp in mã QR lên bao bì, quét ra một trang giới thiệu sản phẩm rất đẹp. Nhưng mọi sản phẩm cùng loại đều quét ra đúng trang đó. Về bản chất, đây là công cụ marketing, không phải hệ thống truy xuất.

Phép thử đơn giản: lấy hai sản phẩm cùng loại nhưng khác mẻ, quét cả hai. Nếu kết quả giống hệt nhau thì hệ thống chưa định danh được cấp lô.

Định danh cấp lô ảnh hưởng thế nào tới phạm vi thu hồi

Giả sử một lô nguyên liệu có vấn đề, và lô đó được dùng trong ba mẻ sản xuất của một tuần.

• Không có mã lô: doanh nghiệp không xác định được mẻ nào dùng lô nguyên liệu đó, buộc phải thu hồi toàn bộ sản phẩm sản xuất trong khoảng thời gian nghi ngờ, thường là cả tháng để chắc chắn.
• Có mã lô: phạm vi thu hồi thu hẹp xuống đúng ba mẻ, và doanh nghiệp còn biết ba mẻ đó đã giao cho những khách hàng nào.

Chênh lệch giữa hai kịch bản không chỉ là tiền hàng. Nó còn là uy tín thương hiệu: thu hồi cả tháng sản phẩm gửi đi thông điệp rằng doanh nghiệp không kiểm soát được quy trình của mình.

Bao bì, nguyên liệu phụ có cần định danh không

Có, và đây là phần thường bị bỏ sót.

Yêu cầu về định danh không chỉ áp dụng cho thành phẩm và nguyên liệu chính. Tổ chức cần xác định cả các thành phần chính, bao bì và nguyên liệu gián tiếp trong phạm vi cần theo dõi. Sự cố liên quan tới bao bì tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm không hiếm, nhưng phần lớn hệ thống chỉ theo dõi nguyên liệu chính nên khi xảy ra thì không lần được nguồn.

Bắt đầu như thế nào nếu chưa có gì

Không cần đầu tư lớn ngay. Ba bước theo thứ tự:

1. Đặt quy tắc mã lô và áp dụng thống nhất. Mã nên tự mang thông tin ngày sản xuất và số thứ tự mẻ trong ngày, để tra cứu thủ công vẫn nhanh.
2. In mã lô lên bao bì thương phẩm. Hạn sử dụng không thay thế được mã lô, vì hai mẻ khác nhau trong cùng ngày sẽ có cùng hạn dùng.
3. Ghi lại quan hệ giữa mẻ và nguyên liệu. Một dòng cho mỗi mẻ, liệt kê mã lô nguyên liệu đã dùng. Đây là dòng quyết định phạm vi thiệt hại về sau.

Với cơ sở chế biến thực phẩm, cách tổ chức bốn sổ ghi nhận được trình bày chi tiết trong bài truy xuất thực phẩm khác gì hàng công nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Mã lô và số lô có khác nhau không?

Trong thực hành thì hai cách gọi thường chỉ cùng một thứ: chuỗi ký tự định danh một mẻ sản xuất. Điều quan trọng không phải tên gọi mà là mã đó có duy nhất và có tra cứu ngược được hay không.

Định danh cấp đơn vị có bắt buộc không?

Tiêu chuẩn không quy định một cấp cố định cho mọi ngành. Tổ chức tự xác định phạm vi và cấp định danh phù hợp, còn mức bắt buộc cụ thể phụ thuộc quy định của từng nhóm hàng hóa và yêu cầu của thị trường đích.

Cơ sở nhỏ ghi sổ giấy có định danh cấp lô được không?

Được. Cấp định danh là vấn đề quy tắc đặt mã và kỷ luật ghi chép, không phải vấn đề công nghệ. Hạn chế của sổ giấy nằm ở tốc độ tra cứu khi cần khoanh vùng gấp.

Nên in mã lô bằng cách nào?

Cách nào cũng được miễn là đọc được sau khi qua vận chuyển và bảo quản. Điều cần thử trước khi in đại trà là mã có còn rõ sau khi bao bì bị cọ xát, ẩm hoặc để trong kho lạnh hay không.

Căn cứ: TCVN 12850:2019 về Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc.