Dữ liệu truy xuất nguồn gốc gồm những gì

Sau khi đã chọn cấp định danh, câu hỏi tiếp theo là dữ liệu truy xuất nguồn gốc gồm những gì. Ghi quá ít thì hệ thống vô dụng khi cần khoanh vùng; ghi quá nhiều thì nhân viên bỏ cuộc sau vài tuần và dữ liệu chết dần.

Tiêu chuẩn quốc gia có câu trả lời khá cụ thể, và nó gọn hơn nhiều người tưởng.

Tiêu chuẩn yêu cầu những gì

Theo TCVN 12850:2019, tổ chức phải xác định dữ liệu truy xuất nguồn gốc được thu thập, bao gồm dữ liệu từ các bộ phận và quá trình khác nhau trong phạm vi đã xác định. Dữ liệu này bao gồm cả dữ liệu về chất lượng và an toàn của sản phẩm.

Một yêu cầu quan trọng đi kèm: dữ liệu phải được tạo ra mỗi khi có một quá trình liên quan đến truy xuất diễn ra. Đây là điểm phân biệt giữa hệ thống chạy được và hệ thống chỉ có trên giấy.

Bốn câu hỏi tối thiểu cho mỗi lần ghi nhận

Mọi bản ghi truy xuất, dù thủ công hay điện tử, nên trả lời được bốn câu hỏi:

• Cái gì — đối tượng nào, ở cấp định danh nào. Nếu chỉ ghi tên sản phẩm mà không có mã lô thì bản ghi mất phần lớn giá trị.

• Ở đâu — địa điểm diễn ra sự việc: kho nào, dây chuyền nào, cơ sở nào.

• Khi nào — thời điểm thực tế, không phải thời điểm nhập liệu.

• Ai — người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm. Đây là yếu tố khiến bản ghi có thể kiểm chứng được.

Bốn câu hỏi này là bộ khung. Từng ngành sẽ bổ sung trường riêng, nhưng thiếu một trong bốn thì bản ghi khó dùng khi cần đối chiếu.

Ghi theo sự kiện, không ghi theo định kỳ

Đây là khác biệt lớn nhất giữa lý thuyết và thực tế.

Ghi sổ vào cuối ngày là ghi theo định kỳ. Cách này làm mất thông tin về thứ tự các bước, về thời điểm chính xác, và phụ thuộc vào trí nhớ của người ghi. Sai sót tích lũy rất nhanh.

Ghi ngay khi nhập nguyên liệu, ngay khi vào mẻ, ngay khi đóng gói mới là ghi theo sự kiện. Cách này tốn công hơn ở khâu tổ chức ban đầu nhưng cho dữ liệu dùng được.

Một hệ thống ghi đúng bốn trường theo sự kiện có giá trị hơn nhiều so với hệ thống ghi hai mươi trường vào cuối ngày.

Dữ liệu công khai và dữ liệu nội bộ

Không phải mọi dữ liệu truy xuất đều dành cho người tiêu dùng. Nên tách rõ hai lớp ngay từ khi thiết kế:

• Lớp công khai: thông tin người mua quét mã và đọc được — tên sản phẩm, đơn vị chịu trách nhiệm, ngày sản xuất, hạn sử dụng, mã lô.

• Lớp nội bộ và phục vụ hậu kiểm: danh sách lô nguyên liệu, nhà cung cấp, kết quả kiểm nghiệm, dữ liệu điều kiện bảo quản. Phần này dành cho doanh nghiệp và cơ quan chức năng khi cần xác minh.

Việc tách lớp không phải để giấu thông tin, mà để trang tra cứu của người tiêu dùng không bị nhấn chìm bởi dữ liệu kỹ thuật họ không cần.

Dữ liệu về trạng thái cũng là dữ liệu truy xuất

Với hàng công nghiệp, dữ liệu truy xuất chủ yếu là danh tính và vị trí. Với hàng có yêu cầu bảo quản, trạng thái cũng là dữ liệu bắt buộc: nhiệt độ trong vận chuyển, thời gian nằm ngoài kho lạnh, độ ẩm khu vực lưu trữ.

Đây là lý do tiêu chuẩn nêu rõ dữ liệu bao gồm cả dữ liệu về chất lượng và an toàn, chứ không chỉ dữ liệu định danh. Chi tiết cho ngành thực phẩm nằm trong bài truy xuất thực phẩm khác gì hàng công nghiệp.

Lưu trữ bao lâu

Thời hạn lưu trữ dài hơn vòng đời sản phẩm, đôi khi dài hơn cả vòng đời hợp đồng phần mềm.

Theo hướng dẫn triển khai của cơ quan quản lý địa phương về truy xuất nguồn gốc, dữ liệu điện tử cần được lưu tối thiểu 12 tháng với hàng hóa có hạn sử dụng và 60 tháng với hàng hóa không có hạn sử dụng. Doanh nghiệp nên đối chiếu yêu cầu cụ thể theo ngành hàng của mình.

Từ đó phát sinh một câu hỏi ít ai đặt ra khi ký hợp đồng: nếu ngừng dùng dịch vụ, dữ liệu cũ lấy về bằng cách nào và ở định dạng gì? Nên có câu trả lời bằng văn bản trước khi ký.

Ba lỗi khiến dữ liệu mất giá trị

1. Ghi tên sản phẩm thay vì mã lô. Bản ghi trông đầy đủ nhưng không khoanh vùng được, vì mọi sản phẩm cùng loại giống nhau trong dữ liệu. Chi tiết ở bài định danh cấp lô hay cấp đơn vị sản phẩm.

2. Không ghi người thực hiện. Khi có sai lệch, không xác định được bước nào hỏng và vì sao.

3. Dữ liệu không kết nối được ra ngoài. Hệ thống đóng kín không chia sẻ được với đối tác hoặc cơ quan quản lý sẽ không đáp ứng yêu cầu của các quy định mới. Xem thêm nguyên tắc chia sẻ dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp

Cơ sở nhỏ nên bắt đầu ghi những trường nào?

Bắt đầu với bốn câu hỏi cái gì, ở đâu, khi nào, ai, áp dụng cho bốn thời điểm: nhập nguyên liệu, vào mẻ, đóng gói, xuất hàng. Đó đã là một hệ thống truy xuất hai chiều.

Có bắt buộc phải dùng phần mềm không?

Tiêu chuẩn không quy định công nghệ cụ thể. Ghi chép thủ công đúng nguyên tắc vẫn đáp ứng được yêu cầu về dữ liệu; hạn chế nằm ở tốc độ tra cứu và khả năng chia sẻ.

Dữ liệu kiểm nghiệm có phải là dữ liệu truy xuất không?

Có. Tiêu chuẩn nêu rõ dữ liệu truy xuất bao gồm dữ liệu về chất lượng và an toàn của sản phẩm, nên kết quả kiểm nghiệm gắn với lô là một phần của hồ sơ truy xuất.

Nên số hóa từ đầu hay ghi sổ trước?

Nên ổn định quy trình ghi chép trước rồi mới số hóa. Số hóa một quy trình chưa chuẩn chỉ làm sai sót được nhân bản nhanh hơn.

Căn cứ: TCVN 12850:2019 về Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc; hướng dẫn triển khai của cơ quan quản lý địa phương về thời hạn lưu trữ dữ liệu.