Một bước trước, một bước sau: phạm vi tối thiểu của truy xuất nguồn gốc
Nguyên tắc một bước trước, một bước sau dễ hiểu và dễ triển khai, nên rất hay bị hiểu nhầm là đích đến. Thực tế nó chỉ là mức sàn, và chuỗi cung ứng Việt Nam thường đứt ở ba điểm khiến mức sàn đó không đủ.
Khi xác định phạm vi truy xuất nguồn gốc, gần như mọi doanh nghiệp đều gặp nguyên tắc "một bước trước, một bước sau". Đáng chú ý, nguyên tắc này dễ hiểu, dễ triển khai, và cũng dễ bị hiểu nhầm là đích đến — trong khi nó chỉ là mức sàn.
Nguyên tắc nói gì
Mỗi mắt xích trong chuỗi cung ứng phải biết được hai điều: hàng hóa đến từ đâu (một bước trước) và đã đi tới đâu (một bước sau).
Cụ thể, một cơ sở chế biến biết mình mua nguyên liệu từ nhà cung cấp nào theo lô nào, và đã giao thành phẩm cho khách hàng nào theo lô nào. Chỉ vậy thôi. Nói cách khác, cơ sở đó không cần biết nhà cung cấp lấy nguyên liệu từ đâu, cũng không cần biết khách hàng bán lại cho ai.
Sức mạnh của nguyên tắc nằm ở chỗ: nếu mọi mắt xích đều làm đúng phần của mình, cả chuỗi trở nên truy xuất được từ đầu đến cuối, dù không ai phải nắm toàn bộ chuỗi.
Vì sao đây chỉ là mức tối thiểu
Nguyên tắc này giả định mọi mắt xích đều ghi chép đầy đủ. Trong thực tế, chuỗi thường đứt ở một vài điểm, và khi đó khả năng truy xuất dừng lại ngay tại điểm đứt.
Ba điểm hay đứt nhất:
Khâu thu gom. Thương lái gom hàng từ nhiều hộ rồi bán lại như một lô duy nhất. Thông tin về từng hộ biến mất tại đây.
Khâu nhập khẩu. Tờ khai hải quan cho biết lô hàng vào Việt Nam hợp pháp, nhưng thường không cho biết nguyên liệu được sản xuất ở đâu, khi nào.
Khâu gia công. Cơ sở nhận gia công cho nhiều bên, nếu không tách lô rõ ràng thì thành phẩm của các bên bị trộn lẫn trong dữ liệu.
Vì vậy, doanh nghiệp ở cuối chuỗi thường phải yêu cầu nhiều hơn một bước từ nhà cung cấp của mình, nhất là khi bán sang thị trường có yêu cầu khắt khe.
Xác định phạm vi theo tiêu chuẩn
Theo TCVN 12850:2019, tổ chức cần xác định phạm vi hệ thống truy xuất nguồn gốc, trong đó có ba yếu tố đáng chú ý:
Số bước trước và sau mà chuỗi cung ứng cần chia sẻ dữ liệu. Đây chính là chỗ doanh nghiệp quyết định dừng ở một bước hay đi xa hơn.
Số bên tham gia mà tổ chức cần tương tác trực tiếp.
Nhu cầu tích hợp chia sẻ dữ liệu với người dùng cuối, tức mức thông tin hiển thị cho người tiêu dùng.
Ba yếu tố này nên được viết ra thành văn bản trước khi chọn giải pháp. Đây là phần thuộc nguyên tắc chia sẻ trong bộ ba nguyên tắc của tiêu chuẩn.
Chuỗi năm mắt xích, hỏng ở đâu thì mất gì
Lấy một chuỗi điển hình: nông hộ, thương lái, cơ sở chế biến, nhà phân phối, cửa hàng.
Nông hộ không ghi nhật ký: mất thông tin về giống, thời gian cách ly thuốc bảo vệ thực vật, ngày thu hoạch. Đây là dữ liệu không ai khác tạo lại được.
Thương lái gom không tách lô: mất khả năng quy về hộ cụ thể. Khi có sự cố, cả vùng bị nghi ngờ thay vì một hộ.
Cơ sở chế biến không ghi mẻ dùng lô nguyên liệu nào: mất khả năng khoanh vùng thành phẩm. Xem chi tiết ở bài định danh cấp lô hay cấp đơn vị sản phẩm.
Nhà phân phối không ghi lô đã giao cho ai: biết hàng có vấn đề nhưng không biết thu hồi ở đâu.
Cửa hàng không lưu chứng từ: mất khả năng chứng minh nguồn gốc khi bị kiểm tra.
Điểm chung: mỗi mắt xích chỉ mất dữ liệu của chính mình, nhưng hậu quả rơi vào toàn chuỗi.
Mở rộng phạm vi khi nào là cần thiết
Bốn tình huống nên đi xa hơn một bước:
Xuất khẩu sang thị trường yêu cầu chứng minh nguồn gốc tới tận vùng sản xuất. Với nông sản, điểm neo là mã số vùng trồng.
Nguyên liệu có lịch sử từng bị cảnh báo.
Sản phẩm thuộc nhóm rủi ro cao, nơi hậu quả của một sự cố lan rất nhanh.
Doanh nghiệp mua qua trung gian, không có quan hệ trực tiếp với cơ sở sản xuất.
Đưa yêu cầu vào hợp đồng
Phạm vi truy xuất không tự nhiên mở rộng. Nó phải nằm trong hợp đồng mua bán, dưới dạng nghĩa vụ cung cấp thông tin:
Nhà cung cấp cam kết cung cấp mã lô và chứng từ nguồn gốc cho từng lô giao.
Nhà cung cấp cam kết lưu trữ dữ liệu trong thời hạn tối thiểu và cung cấp lại khi có yêu cầu xác minh.
Quy định thời hạn phản hồi khi bên mua yêu cầu truy xuất một lô cụ thể — thường tính bằng giờ, không phải bằng ngày.
Điều khoản cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Với hàng có hạn sử dụng ngắn, một nhà cung cấp phản hồi sau ba ngày cũng tương đương không phản hồi.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải biết toàn bộ chuỗi không?
Nguyên tắc tối thiểu chỉ yêu cầu một bước trước và một bước sau. Phạm vi rộng hơn là lựa chọn của doanh nghiệp dựa trên rủi ro và yêu cầu của thị trường đích, và cần được xác định rõ khi thiết lập hệ thống.
Mua qua sàn thương mại điện tử thì bước trước là ai?
Là bên bán trực tiếp cho doanh nghiệp, kèm chứng từ giao dịch. Sàn là kênh giao dịch, không thay thế nghĩa vụ lưu chứng từ nguồn gốc của các bên.
Nếu nhà cung cấp không chịu cung cấp mã lô thì sao?
Đó là tín hiệu về mức độ kiểm soát của chính nhà cung cấp đó. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên đưa yêu cầu vào hợp đồng như một điều kiện giao hàng, thay vì xử lý từng lần phát sinh.
Căn cứ: TCVN 12850:2019 về Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc.