Truy xuất nguồn gốc thực phẩm trường học: hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì
Từ năm học 2026-2027, toàn bộ thực phẩm phục vụ bữa ăn bán trú tại các cơ sở giáo dục ở Hà Nội phải truy xuất được nguồn gốc. Cùng lúc, Chỉ thị 33/CT-TTg yêu cầu rà soát toàn bộ bếp ăn và căng tin trường học trong tháng 9/2026. Hộ kinh doanh đang cung cấp thực phẩm cho trường học cần chuẩn bị năm nhóm hồ sơ.
Yêu cầu truy xuất nguồn gốc thực phẩm trường học đã chuyển từ khuyến khích sang điều kiện để được ký hợp đồng cung cấp. Với hộ kinh doanh đang bán rau, thịt, cá hay suất ăn cho trường, đây là thay đổi cần chuẩn bị ngay trong tháng này.
Hai văn bản đặt ra yêu cầu truy xuất nguồn gốc thực phẩm trường học
Hướng dẫn 02/HD-BCĐ của Ban Chỉ đạo công tác an toàn thực phẩm thành phố Hà Nội, ban hành ngày 18/7/2026, quy định về bảo đảm an toàn thực phẩm trong tổ chức bữa ăn bán trú tại các cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông trên địa bàn, năm học 2026-2027.
Theo hướng dẫn này, toàn bộ thực phẩm phục vụ bữa ăn bán trú phải truy xuất được nguồn gốc. Hồ sơ của đơn vị cung cấp phải chứng minh đầy đủ nguồn gốc, xuất xứ thực phẩm và nguyên liệu sử dụng, và phải bảo đảm khả năng truy xuất toàn bộ chuỗi cung ứng từ sản xuất, sơ chế, vận chuyển đến khi thực phẩm được đưa vào trường học. Yêu cầu về hồ sơ truy xuất được dẫn theo điểm d khoản 1 Điều 19 Luật An toàn thực phẩm ngày 17/6/2010.
Chỉ thị 33/CT-TTg ngày 14/8/2026 về tăng cường bảo đảm an toàn thực phẩm trong cơ sở giáo dục đặt yêu cầu trên phạm vi cả nước. Theo chỉ thị, trong tháng 9/2026 các địa phương phải rà soát toàn bộ bếp ăn và căng tin trường học, lập danh sách và đánh giá năng lực, điều kiện an toàn thực phẩm của các cơ sở cung cấp thực phẩm và suất ăn. Sau đó việc kiểm tra, đánh giá được thực hiện định kỳ hằng tháng và đột xuất.
Hướng dẫn 02/HD-BCĐ áp dụng trên địa bàn Hà Nội. Hộ kinh doanh ở địa phương khác cần theo dõi hướng dẫn của cơ quan quản lý tại địa phương mình, nhưng hướng đi chung đã rõ qua Chỉ thị 33/CT-TTg.
Năm nhóm hồ sơ hộ kinh doanh cần chuẩn bị
1. Hồ sơ pháp lý của cơ sở
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và giấy tờ về điều kiện an toàn thực phẩm tương ứng với loại hình cơ sở. Đây là nhóm cơ bản nhất và cũng là nhóm nhà trường kiểm tra đầu tiên khi lập danh sách nhà cung cấp.
2. Hồ sơ nguồn gốc từng lô hàng
Đây là nhóm quyết định. Với mỗi lô giao cho trường, cần chứng minh được hàng từ đâu ra: hợp đồng hoặc chứng từ mua từ cơ sở sản xuất, thông tin về ngày thu hoạch hoặc ngày sản xuất, và với hàng nhập thì cần chứng từ nhập.
Điểm hay bị bỏ sót: hồ sơ phải theo từng lô, không phải một bộ giấy tờ chung cho cả năm. Khi có sự cố, câu hỏi luôn là lô nào giao ngày nào, chứ không phải nhà cung cấp là ai.
3. Hồ sơ của nhà cung cấp phía trên
Hộ kinh doanh mua lại từ đầu mối thì phải có hồ sơ chứng minh đầu mối đó đủ điều kiện. Đây là nguyên tắc một bước trước, một bước sau: mỗi mắt xích phải biết hàng đến từ đâu và đi tới đâu.
4. Chứng minh năng lực cung ứng
Hướng dẫn 02/HD-BCĐ yêu cầu cơ sở cung cấp nguyên liệu chứng minh được năng lực cung ứng tối đa theo từng nhóm sản phẩm; phạm vi và địa bàn có khả năng cung ứng; năng lực vận chuyển, bảo quản và phân phối; khả năng duy trì nguồn cung thường xuyên, liên tục; và phương án bảo đảm nguồn cung thay thế khi có sự cố.
Nhóm này mới so với thói quen cũ. Nó có nghĩa hộ kinh doanh phải nói được mình cung ứng tối đa bao nhiêu mỗi ngày, và nếu mất nguồn thì lấy ở đâu bù vào.
5. Kết nối và công khai thông tin
Hướng dẫn yêu cầu bảo đảm các điều kiện để kết nối, cập nhật, công khai đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về nguồn gốc thực phẩm và toàn bộ quá trình cung ứng trên Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc thực phẩm do Sở Khoa học và Công nghệ triển khai, hướng dẫn.
Đây là chỗ ghi chép trên sổ giấy không còn đáp ứng được. Thông tin phải ở dạng cập nhật được và tra cứu được, không phải một quyển sổ để trong kho.
Vì sao sổ ghi tay không còn đủ
Ba lý do thực tế, không phải lý do công nghệ:
Tốc độ. Khi có sự cố, nhà trường và cơ quan chức năng cần biết lô hàng nào trong vài giờ. Tra sổ mất một buổi là quá muộn.
Công khai. Yêu cầu là công khai thông tin, nghĩa là người khác phải xem được — phụ huynh, nhà trường, cơ quan quản lý. Sổ giấy không công khai được.
Đối chiếu. Khi nhiều hộ cùng cung cấp cho một trường, thông tin phải so được với nhau. Mỗi hộ ghi một kiểu thì không đối chiếu được.
Nội dung tối thiểu cần lưu với cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm đã được quy định trong văn bản chuyên ngành về truy xuất nguồn gốc thực phẩm, gồm thông tin về cơ sở, về sản phẩm, và về địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện truy xuất. Cách tổ chức dữ liệu theo lô cho ngành thực phẩm được trình bày ở bài truy xuất nguồn gốc thực phẩm khác gì hàng công nghiệp.
Mã QR trên từng lô: cách làm phổ biến hiện nay
Cách nhiều hộ kinh doanh đang dùng là gắn mã QR cho từng lô hàng giao cho trường. Người quét mã thấy được thông tin về lô đó: nguồn gốc, ngày thu hoạch hoặc sản xuất, đơn vị cung cấp, và các giấy tờ liên quan.
Cách này đáp ứng cùng lúc ba yêu cầu ở nhóm 5: thông tin cập nhật được, tra cứu được, và công khai được cho nhà trường lẫn phụ huynh mà không cần gửi hồ sơ giấy cho từng bên.
Điều cần lưu ý khi chọn: mã phải gắn với từng lô, không phải một mã chung cho cả loại hàng. Mã chung thì quét lô nào cũng ra kết quả giống nhau, và không khoanh vùng được khi có sự cố. Phân biệt hai cách làm này nằm ở bài truy xuất nguồn gốc có bắt buộc không.
Ba việc nên làm ngay trong tháng 9
Rà lại bộ hồ sơ pháp lý của cơ sở và kiểm tra giấy tờ nào sắp hết hiệu lực. Các địa phương đang lập danh sách và đánh giá nhà cung cấp trong tháng này.
Bắt đầu ghi nhận theo lô ngay hôm nay, kể cả khi chưa có hệ thống. Mỗi lần giao hàng ghi: ngày, loại hàng, số lượng, nguồn mua, giao cho trường nào. Bốn dòng này là nền của mọi việc sau đó.
Hỏi nhà trường về hệ thống họ đang dùng. Nếu trường đã kết nối với hệ thống của Sở, hộ kinh doanh cần biết mình phải cập nhật thông tin theo cách nào.
Danh sách hồ sơ cần lưu để chứng minh nguồn gốc hàng hóa nói chung nằm ở bài doanh nghiệp phải lưu những hồ sơ nào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Công khai vai trò của chúng tôi
VeriTraceVN thuộc Công ty Cổ phần Giải pháp Chống giả An Hà, doanh nghiệp cung cấp giải pháp truy xuất nguồn gốc, trong đó có hỗ trợ hộ kinh doanh và hợp tác xã. Chúng tôi nêu điều này để người đọc biết bài viết có liên quan tới hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Các yêu cầu và bộ hồ sơ nêu trong bài xuất phát từ văn bản của cơ quan quản lý, không phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh chọn đơn vị cung cấp giải pháp nào.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ có phải làm không?
Yêu cầu áp dụng với đơn vị cung cấp thực phẩm cho bữa ăn bán trú, không phân biệt quy mô. Hộ kinh doanh nhỏ vẫn phải chứng minh được nguồn gốc từng lô hàng giao cho trường.
Chi phí có lớn không?
Phần tốn công nhất là chuẩn hóa cách ghi chép theo lô, và phần này không tốn tiền. Chi phí công nghệ phụ thuộc cấp độ triển khai và sản lượng, nên hộ kinh doanh cần khảo sát trước khi quyết.
Địa phương ngoài Hà Nội thì sao?
Hướng dẫn 02/HD-BCĐ áp dụng trên địa bàn Hà Nội. Chỉ thị 33/CT-TTg đặt yêu cầu rà soát và đánh giá nhà cung cấp trên cả nước, nên các địa phương khác sẽ có hướng dẫn tương ứng. Hộ kinh doanh nên hỏi trực tiếp cơ quan quản lý địa phương.
Đã có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm thì có đủ chưa?
Chưa. Giấy chứng nhận chứng minh cơ sở đủ điều kiện hoạt động. Truy xuất nguồn gốc chứng minh từng lô hàng cụ thể đến từ đâu. Hai việc khác nhau và đều được yêu cầu.
Việc cần làm trước khi ký hợp đồng mới
Trước mỗi kỳ ký hợp đồng với nhà trường, hộ kinh doanh nên chuẩn bị sẵn ba thứ: bộ hồ sơ pháp lý còn hiệu lực, mẫu ghi nhận theo lô đang dùng thực tế, và câu trả lời cho câu hỏi cung ứng tối đa bao nhiêu mỗi ngày cùng phương án khi mất nguồn. Ba thứ này là những gì nhà trường và cơ quan chức năng sẽ hỏi đến.