Hướng dẫn 02/HD-BCĐ Hà Nội: quy trình 5 bước chọn đơn vị cung cấp bữa ăn bán trú

Hướng dẫn 02/HD-BCĐ ngày 18/7/2026 của Ban Chỉ đạo công tác an toàn thực phẩm thành phố Hà Nội, do Phó Chủ tịch UBND Thành phố Vũ Thu Hà ký, quy định việc bảo đảm an toàn thực phẩm trong tổ chức bữa ăn bán trú tại các cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông trên địa bàn, năm học 2026-2027.

Đây là văn bản chi tiết hơn nhiều so với các bản tin tóm tắt: nó dựng cả quy trình đánh giá, phân công và giám sát nhà cung cấp, chứ không chỉ nêu yêu cầu truy xuất nguồn gốc.

Hướng dẫn 02/HD-BCĐ áp dụng cho ai

Ba nhóm đối tượng:

• Cơ sở giáo dục có tổ chức bữa ăn bán trú trên địa bàn thành phố.
• Cơ sở cung cấp — thực phẩm (bao gồm gia vị, nước uống, sữa và sản phẩm khác), nguyên liệu thực phẩm, dịch vụ nấu ăn và suất ăn sẵn.
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan.

Phạm vi "cơ sở cung cấp" rộng hơn nhiều so với cách hiểu thông thường. Hộ bán gia vị, đơn vị cung cấp nước uống hay sữa đều thuộc diện này.

Hai mô hình tổ chức

Nấu ăn tại trường — do đơn vị cơ sở chuyên nghiệp có năng lực tổ chức nấu tại trường, hoặc cơ sở giáo dục tự tổ chức nấu ăn. Trường hợp tự nấu chỉ áp dụng tại cơ sở giáo dục mầm non có đủ điều kiện về bếp ăn và nhân viên nấu ăn theo vị trí việc làm đã được phê duyệt.

Cung cấp suất ăn sẵn — cơ sở chuyên nghiệp nấu tại địa điểm ngoài trường rồi vận chuyển suất ăn đến.

Quy trình 5 bước lựa chọn nhà cung cấp

Áp dụng với cơ sở giáo dục thuộc diện được hỗ trợ kinh phí từ ngân sách Thành phố. Cơ sở công lập không thuộc diện hỗ trợ thực hiện từ bước 1 đến bước 4.

Bước 1 — Thông báo và tiếp nhận hồ sơ trực tuyến

UBND xã, phường thông báo công khai việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký, nêu rõ phạm vi cung ứng, mô hình tổ chức, quy mô phục vụ, thành phần hồ sơ, thời gian và phương thức tiếp nhận.

Thông báo được đăng và hồ sơ được tiếp nhận trên Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc thực phẩm do Thành phố triển khai, theo hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ.

Bước 2 — Đánh giá cơ sở cung cấp

UBND xã, phường thành lập Hội đồng đánh giá, chủ tịch hội đồng là lãnh đạo UBND phường, xã. Tổ chuyên trách đánh giá hồ sơ năng lực và đánh giá thực tế tại cơ sở, bếp ăn, lập biên bản và xếp hạng các cơ sở từ cao xuống thấp.

Bước 3 — Lựa chọn

Tiêu chí lựa chọn phải có thang điểm rõ ràng. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành đánh giá, kết quả phải được công khai trên Trang thông tin điện tử của xã, phường và trên Hệ thống của Thành phố.

Bước 4 — Phân công cho từng trường

Việc phân công sử dụng tối đa năng lực cung ứng theo cam kết của cơ sở được xếp hạng cao nhất, trước khi phân công cho cơ sở có thứ hạng tiếp theo. Cơ sở giáo dục muốn thay đổi nhà cung cấp phải báo cáo UBND xã, phường trước khi thực hiện.

Bước 5 — Ký kết và thực hiện hợp đồng

Hợp đồng phải quy định đầy đủ trách nhiệm các bên về chất lượng, an toàn thực phẩm, truy xuất nguồn gốc, năng lực cung ứng, phương án xử lý sự cố và trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Hồ sơ nhà cung cấp phải nộp

Hồ sơ năng lực

Gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp; giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc giấy tờ tương đương; hồ sơ sức khỏe và tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp chế biến.

Hai nhóm hồ sơ đáng chú ý vì mới so với thói quen cũ:

• Hồ sơ chứng minh năng lực cung ứng — quy mô, công suất, phạm vi cung ứng, phương tiện vận chuyển, nhân lực, và phương án dự phòng khi xảy ra sự cố hoặc tình huống bất khả kháng. Văn bản yêu cầu có bảng số liệu và hình ảnh minh chứng cụ thể phù hợp với công suất đã đăng ký.
• Hồ sơ chứng minh năng lực quản trị hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin — phương tiện, thiết bị, phần mềm để kiểm soát toàn bộ quá trình cung ứng.

Hồ sơ nguồn gốc thực phẩm

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc thực hiện theo điểm d khoản 1 Điều 19 Luật An toàn thực phẩm ngày 17/6/2010, gồm hợp đồng cung cấp thực phẩm và nguyên liệu, kèm hồ sơ chứng minh các cơ sở cung cấp đáp ứng điều kiện theo quy định.

Cơ sở cung cấp nguyên liệu trực tiếp cho trường còn phải chứng minh năng lực cung ứng tối đa theo từng nhóm sản phẩm, phạm vi và địa bàn cung ứng, năng lực vận chuyển và bảo quản, khả năng duy trì nguồn cung liên tục, và phương án nguồn cung thay thế.

Chi tiết bộ hồ sơ này với hộ kinh doanh được trình bày ở bài thực phẩm vào trường học phải truy xuất được nguồn gốc.

Yêu cầu kết nối và công khai dữ liệu

Đây là nội dung lặp lại nhiều lần trong văn bản, ở cả hai mô hình tổ chức. Cơ sở cung cấp phải bảo đảm điều kiện để kết nối, cập nhật, công khai đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về nguồn gốc thực phẩm, nguyên liệu và toàn bộ quá trình cung ứng trên Hệ thống của Thành phố.

Với mô hình suất ăn sẵn, văn bản còn yêu cầu có hệ thống camera giám sát sẵn sàng kết nối với hệ thống quản lý của địa phương và Thành phố.

Sở Khoa học và Công nghệ được giao chủ trì hướng dẫn, tổ chức tập huấn và vận hành Hệ thống, bảo đảm các cơ sở cung cấp thực hiện cập nhật và truy xuất thông tin trong năm học 2026-2027.

Hướng dẫn 02/HD-BCĐ nêu sáu căn cứ tạm dừng nhà cung cấp

Văn bản liệt kê các trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định tạm dừng, thay thế hoặc chấm dứt việc cung cấp:

1. Không đáp ứng các điều kiện theo Hướng dẫn.
2. Vi phạm quy định về an toàn thực phẩm.
3. Không bảo đảm năng lực cung ứng, truy xuất nguồn gốc.
4. Cung cấp hồ sơ, tài liệu không trung thực, không đúng thực tế.
5. Không thực hiện hoặc không duy trì việc cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin về nguồn gốc thực phẩm trên Hệ thống của Thành phố.
6. Vi phạm các nội dung đã cam kết.

Căn cứ thứ năm đáng chú ý: việc ngừng cập nhật dữ liệu tự nó là căn cứ để bị tạm dừng, không cần đợi có sự cố an toàn thực phẩm.

Trường ngoài công lập làm gì

Cơ sở giáo dục ngoài công lập không thuộc diện hỗ trợ ngân sách tự tổ chức đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu của Hướng dẫn, và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả.

Trong 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành lựa chọn và trước khi nhà cung cấp chính thức cung ứng, trường phải báo cáo UBND xã, phường, nêu rõ nhà cung cấp được chọn, phạm vi cung cấp, năng lực cung ứng, nguồn gốc thực phẩm và phương án dự phòng. Hồ sơ được lưu giữ phục vụ hậu kiểm.

Duy trì điều kiện trong suốt quá trình

Một điểm dễ bị bỏ qua: nhà cung cấp phải duy trì đầy đủ điều kiện đã cam kết trong suốt quá trình cung cấp, không phải chỉ tại thời điểm được đánh giá.

Khi có thay đổi về hồ sơ năng lực, cơ sở vật chất, nguồn nguyên liệu, cơ sở cung cấp thứ cấp hoặc năng lực cung ứng, nhà cung cấp phải báo cáo cơ quan đã đánh giá để xem xét, đồng ý trước khi thực hiện.

Đây là lý do dữ liệu nguồn gốc cần được tổ chức theo lô ngay từ đầu, thay vì lập hồ sơ một lần để qua vòng đánh giá. Đặc thù dữ liệu ngành thực phẩm nằm ở bài truy xuất nguồn gốc thực phẩm khác gì hàng công nghiệp, còn danh sách hồ sơ cần lưu ở bài doanh nghiệp phải lưu những hồ sơ nào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Công khai vai trò của chúng tôi

VeriTraceVN thuộc Công ty Cổ phần Giải pháp Chống giả An Hà, doanh nghiệp cung cấp giải pháp truy xuất nguồn gốc. Bài viết tóm tắt nội dung văn bản của cơ quan quản lý; các yêu cầu nêu trong bài không phụ thuộc vào việc đơn vị cung cấp chọn giải pháp của nhà cung cấp nào.

Câu hỏi thường gặp

Hướng dẫn 02/HD-BCĐ áp dụng ở đâu?

Trên địa bàn thành phố Hà Nội, cho năm học 2026-2027. Địa phương khác thực hiện theo chỉ đạo chung và hướng dẫn của cơ quan quản lý tại địa phương.

Hộ kinh doanh nhỏ có thuộc diện áp dụng không?

Có, nếu cung cấp thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm, dịch vụ nấu ăn hoặc suất ăn sẵn cho bữa ăn bán trú. Văn bản không phân biệt theo quy mô.

Trường tư thục có phải theo quy trình 5 bước không?

Cơ sở ngoài công lập không thuộc diện hỗ trợ ngân sách tự tổ chức đánh giá, lựa chọn theo yêu cầu của Hướng dẫn, và báo cáo UBND xã, phường trong 05 ngày làm việc trước khi nhà cung cấp chính thức cung ứng.

Nộp hồ sơ đăng ký ở đâu?

Trên Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc thực phẩm của Thành phố, theo hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ.

Việc nên làm

Đơn vị đang cung cấp hoặc muốn cung cấp thực phẩm cho trường học nên rà ba nhóm hồ sơ theo đúng thứ tự Hướng dẫn 02/HD-BCĐ yêu cầu: hồ sơ pháp lý và điều kiện an toàn thực phẩm, hồ sơ chứng minh năng lực cung ứng kèm phương án dự phòng, và hồ sơ nguồn gốc thực phẩm theo từng lô. Nhóm thứ hai và thứ ba là hai nhóm mất nhiều thời gian nhất để chuẩn bị.