Chi phí thay đổi bao bì khi thêm mã định danh: khoản ít ai tính trước

Khi dự toán ngân sách cho hệ thống truy xuất, doanh nghiệp thường tính tem, phần mềm và triển khai. Chi phí thay đổi bao bì hay bị bỏ sót, vì nó phát sinh ở bộ phận thiết kế và bộ phận mua bao bì — không phải bộ phận đang làm dự án.

Khoản này chỉ phát sinh khi mã in trực tiếp lên bao bì. Nếu dùng tem dán rời, bao bì gần như không phải đổi. Đây là một trong những yếu tố quyết định chọn tem dán hay in trực tiếp.

Bốn khoản chi phí thay đổi bao bì

1. Sửa thiết kế

Mỗi mẫu bao bì phải chừa ra một vùng cho mã, đủ lớn để quét được và có khoảng trắng xung quanh. Với bao bì đã thiết kế kín, việc chừa chỗ thường đòi hỏi dịch chuyển các thành phần khác — và đôi khi phải làm lại bố cục.

Chi phí nhân lên theo số mẫu. Doanh nghiệp có mười dòng sản phẩm, mỗi dòng ba quy cách, là ba mươi mẫu phải sửa.

2. Làm lại khuôn in

Với bao bì in ống đồng hoặc in flexo, mỗi thay đổi thiết kế cần làm lại trục in hoặc bản in. Đây thường là khoản lớn nhất trong bốn khoản, và nó phát sinh theo từng màu bị ảnh hưởng.

Nếu vùng chừa cho mã chỉ nằm trên một màu nền, chỉ cần làm lại bản in của màu đó. Thiết kế khéo có thể giảm khoản này đáng kể.

3. Xử lý bao bì cũ còn tồn

Bao bì thường đặt in theo lô lớn để được giá tốt, nên khi đổi thiết kế, kho còn tồn một lượng bao bì cũ. Ba cách xử lý, mỗi cách có chi phí riêng:

• Dùng hết rồi mới chuyển — không lãng phí bao bì, nhưng trì hoãn thời điểm có mã.
• Dán tem bổ sung lên bao bì cũ — dùng được bao bì cũ ngay, tốn thêm tem và công dán.
• Hủy bao bì cũ — nhanh nhất, nhưng mất toàn bộ giá trị lượng tồn và phải hủy có kiểm soát.

Cách thứ hai thường cân bằng nhất cho giai đoạn chuyển tiếp. Cách xử lý hàng tồn chưa có mã nằm ở bài về hàng tồn kho khi bắt đầu áp dụng hệ thống.

4. Thời gian ngừng dây chuyền khi chuyển đổi

Đổi sang bao bì mới có thể cần điều chỉnh máy đóng gói, chạy thử và kiểm tra. Mỗi giờ dây chuyền ngừng là chi phí sản xuất thật, dù không xuất hiện trên hóa đơn nào.

Chọn đúng thời điểm để giảm chi phí

Cách giảm chi phí hiệu quả nhất không nằm ở thương lượng giá, mà ở chọn thời điểm.

Nếu doanh nghiệp vốn đã định đổi mẫu bao bì — vì đổi nhận diện, đổi quy cách, hay đổi nhà in — thì gộp việc thêm vùng mã vào đợt đổi đó. Khi đó khoản sửa thiết kế và khuôn in gần như không phát sinh thêm.

Ngược lại, thêm mã vào đúng lúc vừa đặt in một lô bao bì lớn là thời điểm đắt nhất.

Trình tự các việc trước khi in mã lên bao bì — đăng ký mã, chọn vật mang dữ liệu, thiết kế vùng mã — nằm ở bài đăng ký mã số mã vạch trước khi in tem.

Tem dán hay in trực tiếp: so về chi phí bao bì

Hai lựa chọn có cấu trúc chi phí đối lập:

• Tem dán rời — gần như không phải đổi bao bì, nhưng tốn tem và công dán cho mọi sản phẩm, mãi mãi.
• In trực tiếp lên bao bì — tốn một lần cho thiết kế và khuôn in, sau đó chi phí mỗi sản phẩm thấp hơn.

Với sản lượng nhỏ hoặc nhiều mẫu bao bì, tem dán thường rẻ hơn. Với sản lượng lớn và ít mẫu, in trực tiếp thường rẻ hơn về lâu dài. Cách chia chi phí xuống từng sản phẩm để so hai phương án nằm ở bài tính chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Cần lưu ý: in trực tiếp chỉ in được mã theo mẫu hoặc theo lô bằng khuôn cố định. Mã riêng cho từng sản phẩm cần in biến đổi, là một công nghệ và cấu trúc chi phí khác.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải in mã lên bao bì không?

Không. Tem dán là lựa chọn hợp lệ. Việc chọn phụ thuộc chi phí, số mẫu bao bì và yêu cầu về vị trí mã của từng ngành hàng.

Vùng mã cần lớn bao nhiêu?

Phụ thuộc loại mã và khoảng cách quét. Nguyên tắc chung là in thử trên đúng chất liệu bao bì và quét thử bằng nhiều loại điện thoại trước khi chốt thiết kế.

Bao bì cũ đã in có dùng được không?

Được, nếu dán tem bổ sung. Đây là cách phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp.

Ai trong doanh nghiệp nên dự toán khoản này?

Bộ phận thiết kế và bộ phận mua bao bì, phối hợp với người phụ trách dự án. Để riêng người phụ trách dự án dự toán thì khoản này thường bị bỏ sót.

Việc nên làm trước khi dự toán

Hỏi bộ phận mua bao bì ba câu: kế hoạch đổi mẫu bao bì trong năm tới là gì, lượng bao bì đang tồn là bao nhiêu, và lô đặt in kế tiếp dự kiến khi nào. Ba câu trả lời này quyết định thời điểm thêm mã rẻ nhất.