Chi phí đào tạo và thay đổi thói quen vận hành: khoản không có trong báo giá
Báo giá hệ thống thường có một dòng đào tạo, tính theo buổi. Chi phí thật lớn hơn nhiều, vì nó gồm cả thời gian người vận hành không làm việc chính, năng suất giảm trong những tuần đầu, và công kèm cặp khi đổi nhân sự. Bốn khoản này hiếm khi được ai dự toán.
Dòng "đào tạo" trong báo giá thường ghi số buổi và đơn giá mỗi buổi. Chi phí đào tạo vận hành thực tế lớn hơn con số đó nhiều lần, vì phần lớn chi phí không nằm ở buổi học mà nằm ở những gì xảy ra xung quanh nó.
Bài này không lặp lại cấu phần chi phí triển khai — phần đó ở bài chi phí triển khai truy xuất nguồn gốc. Bài này chỉ nói riêng khoản liên quan tới con người.
Bốn khoản chi phí đào tạo ít ai dự toán
1. Giờ công rời vị trí
Mỗi người đi học là một người không đứng dây chuyền trong thời gian đó. Buổi học hai giờ cho ba mươi người là sáu mươi giờ công — cộng thêm việc sắp xếp người thay ca hoặc dừng một phần dây chuyền.
Khoản này tính được: số người nhân số giờ nhân chi phí giờ công. Nó thường lớn hơn phí đào tạo trả cho nhà cung cấp.
2. Năng suất giảm trong những tuần đầu
Thao tác mới làm chậm trong vài tuần đầu cho tới khi thành thói quen. Tỷ lệ lỗi cũng cao hơn, và mỗi lỗi tốn thêm thời gian xử lý.
Đây là khoản khó đoán trước nhất. Cách thực tế là đo trong giai đoạn chạy thử — xem bài chạy thử pilot: chọn dòng sản phẩm nào và đo gì.
3. Kèm cặp khi đổi nhân sự
Đào tạo không phải chi phí một lần. Mỗi khi có người mới, người cũ phải dành thời gian kèm. Với ngành có tỷ lệ luân chuyển lao động cao, khoản này lặp lại nhiều lần trong năm.
Dự toán bằng cách lấy tỷ lệ nghỉ việc hằng năm của vị trí liên quan nhân với giờ kèm cần cho một người.
4. Công tài liệu hóa quy trình
Viết hướng dẫn tại vị trí làm việc, cập nhật khi quy trình thay đổi, chụp ảnh minh họa đúng sai. Việc này thường do người nội bộ làm, không tính vào báo giá, và hay bị bỏ qua cho tới khi thiếu.
Cách giảm các khoản này
- Đào tạo theo vai trò thay vì đào tạo chung. Người chỉ học phần của mình thì buổi học ngắn hơn và nhớ lâu hơn. Khung buổi học hai giờ theo vai trò nằm ở bài đào tạo đội sản xuất trong hai giờ.
- Đào tạo người nội bộ trước, rồi người nội bộ đào tạo đội. Giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp mỗi khi có người mới.
- Tránh lịch cao điểm. Đào tạo và chuyển đổi trong mùa sản xuất cao điểm làm khoản năng suất giảm lớn gấp nhiều lần.
- Tờ hướng dẫn một trang tại vị trí. Rẻ nhất và có tác dụng nhất trong việc giảm thời gian kèm cặp.
Đưa vào dự toán thế nào
Khi trình ngân sách, tách riêng một mục "chi phí con người" gồm bốn khoản trên, ngoài dòng đào tạo trong báo giá. Hai khoản đầu tính cho năm thứ nhất; khoản thứ ba và thứ tư tính cho mọi năm.
Khoản này nên cộng vào tổng chi phí sở hữu ba năm — xem bài tính tổng chi phí sở hữu hệ thống truy xuất nguồn gốc trong ba năm.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí con người có lớn hơn chi phí phần mềm không?
Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể tương đương hoặc lớn hơn trong năm đầu. Tỷ lệ phụ thuộc số người vận hành và tỷ lệ luân chuyển lao động.
Có nên yêu cầu nhà cung cấp đào tạo lại miễn phí khi đổi nhân sự không?
Nên hỏi và ghi vào hợp đồng. Nhưng dù có, chi phí giờ công của người đi học và người kèm vẫn thuộc về doanh nghiệp.
Hệ thống dễ dùng có giảm được khoản này không?
Có. Giao diện càng ít bước thao tác thì thời gian đào tạo và tỷ lệ lỗi càng thấp. Đây là tiêu chí nên thử trực tiếp khi đánh giá nhà cung cấp.
Việc nên làm
Hỏi bộ phận nhân sự hai con số: tỷ lệ nghỉ việc hằng năm của công nhân dây chuyền và tổ trưởng, và chi phí một giờ công của mỗi vị trí. Với hai con số này, khoản chi phí con người dự toán được trong vòng một giờ.