Chạy thử pilot: chọn dòng sản phẩm nào và đo những gì
Chọn sai dòng sản phẩm để chạy thử là cách nhanh nhất để có một kết luận sai về hệ thống. Bốn tiêu chí chọn dòng sản phẩm, năm chỉ số nên đo, và ba sai lầm khiến kết quả pilot không dùng được cho quyết định mở rộng.
Chạy thử pilot là bước gần như doanh nghiệp nào cũng làm, nhưng kết quả thường không dùng được cho quyết định mở rộng. Lý do phổ biến nhất không phải hệ thống kém, mà là chọn sai dòng sản phẩm để thử và không định trước sẽ đo gì.
Bài này nói riêng về hai việc đó. Lộ trình tổng từ pilot tới toàn hệ thống nằm ở bài lộ trình triển khai truy xuất nguồn gốc từ pilot đến toàn hệ thống.
Bốn tiêu chí chọn dòng sản phẩm để chạy thử pilot
1. Đủ điển hình, không phải dễ nhất
Phản xạ thường gặp là chọn dòng đơn giản nhất để pilot chạy trơn. Kết quả: hệ thống chạy tốt, rồi vỡ khi áp cho dòng thật sự phức tạp.
Nên chọn dòng có độ phức tạp trung bình trong danh mục — có nhiều hơn một loại bao bì, đi qua nhiều hơn một kênh phân phối.
2. Sản lượng đủ để có dữ liệu
Dòng sản xuất mỗi tháng vài trăm đơn vị không tạo đủ lượt quét để đánh giá. Nên chọn dòng có sản lượng đủ để trong một đến hai tháng có vài nghìn đơn vị ra thị trường.
3. Vòng quay đủ nhanh
Nếu sản phẩm mất sáu tháng mới tới tay người mua, pilot ba tháng sẽ kết thúc trước khi có lượt quét nào từ người tiêu dùng. Chọn dòng có vòng quay ngắn để nhìn thấy cả chặng cuối.
4. Có người phụ trách sẵn sàng
Tiêu chí này không kỹ thuật nhưng quyết định nhiều nhất. Dòng sản phẩm do một tổ trưởng chủ động sẽ cho kết quả khác hẳn dòng do người đang quá tải phụ trách.
Năm chỉ số nên đo
Định trước sẽ đo gì, trước khi bắt đầu. Đo sau khi kết thúc thì không còn dữ liệu nền để so.
- Thời gian thêm vào mỗi ca sản xuất. Bước quét và kích hoạt mất thêm bao nhiêu phút mỗi ca. Đây là con số quyết định việc mở rộng có khả thi không.
- Tỷ lệ thao tác lỗi. Bao nhiêu lần kích hoạt nhầm, quét sót, nhập sai trong giai đoạn đầu và sau bốn tuần. Xu hướng quan trọng hơn con số.
- Chênh lệch ba con số. Tem nhập kho, tem kích hoạt, thành phẩm xuất — ba số này không bao giờ bằng nhau, nhưng mức chênh nên ổn định và giải thích được.
- Tỷ lệ quét của người mua. Số mã được quét ít nhất một lần chia số mã đã kích hoạt. Cách tính và các bẫy nằm ở bài tỷ lệ quét mã thấp: sáu nguyên nhân.
- Thời gian trả lời bốn câu hỏi truy xuất. Cuối pilot, chạy một buổi diễn tập thu hồi trên chính dòng đã thử — đây là phép đo tổng hợp nhất. Kịch bản nằm ở bài diễn tập thu hồi: kịch bản, cách bấm giờ và thang chấm điểm.
Ba sai lầm khiến kết quả không dùng được
Không ghi lại hiện trạng trước khi bắt đầu
Không biết trước pilot mất bao lâu để đóng gói một ca, thì sau pilot không biết hệ thống làm chậm bao nhiêu. Ghi lại hiện trạng mất nửa ngày và không thể làm bù về sau.
Người giỏi nhất làm pilot
Cử người thạo việc nhất và chăm chỉ nhất vào pilot cho kết quả đẹp nhưng không đại diện. Khi mở rộng, người bình thường làm và mọi con số đổi.
Nên để đúng người sẽ vận hành thật làm, và chấp nhận kết quả xấu hơn nhưng thật hơn.
Kết thúc pilot mà không có tiêu chí quyết định
Đặt trước ngưỡng: nếu thời gian thêm mỗi ca dưới bao nhiêu phút thì mở rộng, trên bao nhiêu thì phải sửa quy trình trước. Không có ngưỡng thì cuộc họp tổng kết pilot trở thành cuộc tranh luận theo cảm nhận.
Thời lượng và phạm vi
Với phần lớn doanh nghiệp, một đến hai tháng và một dòng sản phẩm là đủ. Pilot dài hơn không cho thêm thông tin nhưng làm đội ngũ mệt mỏi và mất động lực khi mở rộng.
Nên chạy qua ít nhất một chu kỳ đầy đủ: từ nhận tem, kích hoạt, xuất hàng, tới lượt quét đầu tiên của người mua. Kết thúc pilot trước khi có lượt quét nào từ thị trường là kết thúc quá sớm.
Sau pilot
Viết một trang gồm: năm chỉ số với con số thật, ba việc gây vướng nhất, và quyết định mở rộng hay sửa trước. Một trang là đủ, và nên viết trong vòng một tuần sau khi kết thúc — để lâu thì chi tiết vận hành bị quên.
Nếu vướng nhất nằm ở khâu phân quyền và kích hoạt, xem bài phân quyền và kích hoạt lô tem chống giả tại nhà máy.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chạy pilot với hai nhà cung cấp cùng lúc không?
Về lý thuyết thì so sánh được, nhưng thực tế làm đội ngũ phải học hai hệ thống cùng lúc và cả hai đều cho kết quả kém. Nên chạy lần lượt hoặc chọn một sau khi đã đánh giá hồ sơ.
Chạy thử pilot thất bại thì sao?
Pilot cho kết quả xấu vẫn là pilot thành công, vì nó cho biết điều đó trước khi đầu tư toàn bộ. Điều cần làm là xác định thất bại nằm ở hệ thống, ở quy trình, hay ở cách chọn dòng sản phẩm.
Có cần thông báo cho khách hàng trong giai đoạn pilot không?
Nếu sản phẩm pilot ra thị trường có mã quét được thì nên, vì người mua sẽ quét và cần thấy thông tin đúng. Trang kết quả quét nên hoạt động đầy đủ ngay từ pilot.
Ai nên chủ trì pilot?
Người có thẩm quyền đổi quy trình, không phải người chỉ theo dõi. Phần lớn vướng mắc trong pilot là vướng quy trình chứ không phải vướng kỹ thuật.
Việc nên làm trước khi bắt đầu
Dành nửa ngày ghi lại hiện trạng của dòng sản phẩm sẽ thử: thời gian đóng gói một ca, số người tham gia, cách ghi nhận hiện tại. Nửa ngày này là thứ khiến toàn bộ số liệu pilot có ý nghĩa, và không làm bù được sau khi đã bắt đầu.