Quan hệ cha con giữa sản phẩm, thùng và pallet trong dữ liệu truy xuất

Hàng hóa đi qua chuỗi cung ứng hiếm khi đi từng chiếc. Sản phẩm được đóng vào thùng, thùng xếp lên pallet, pallet lên xe. Quan hệ cha con là cách ghi lại cấu trúc lồng nhau đó trong dữ liệu: thùng là "cha" của các sản phẩm bên trong, pallet là "cha" của các thùng.

Ghi đúng quan hệ này thì chỉ cần quét một mã ở cấp ngoài cùng là biết toàn bộ những gì bên trong. Không ghi thì mỗi lần kiểm hàng, nhận hàng hay thu hồi đều phải mở ra đếm.

Ba cấp đóng gói

• Đơn vị bán lẻ — sản phẩm người mua cầm lên từ kệ. Mang mã định danh sản phẩm, có thể kèm số lô hoặc serial.
• Đơn vị vận chuyển — thùng carton chứa nhiều đơn vị bán lẻ.
• Đơn vị logistics — pallet chứa nhiều thùng, là thứ xe nâng di chuyển trong kho.

Ba khái niệm mã định danh sản phẩm, số lô và serial dùng ở cấp đơn vị bán lẻ được phân biệt ở bài GTIN, số lô và serial khác nhau thế nào.

Khi nào ghi

Quan hệ này được ghi tại đúng thời điểm đóng gói — không ghi trước, không ghi bù sau. Hai sự kiện:

1. Đóng thùng. Quét mã các sản phẩm cho vào thùng, rồi quét mã thùng. Hệ thống ghi nhận: thùng này chứa những sản phẩm này.
2. Xếp pallet. Quét mã các thùng xếp lên, rồi quét mã pallet. Hệ thống ghi nhận: pallet này chứa những thùng này.

Với sản phẩm chỉ định danh theo lô, không cần quét từng chiếc. Chỉ cần ghi thùng này chứa bao nhiêu đơn vị của lô nào.

Lợi ích khi đã ghi đủ

• Nhận hàng nhanh. Kho nhận quét một mã pallet, hệ thống tự ghi nhận toàn bộ thùng và sản phẩm bên trong.
• Thu hồi chính xác. Biết một lô nằm trong những thùng nào, những thùng đó trên pallet nào, pallet đó giao cho ai.
• Phát hiện hàng bị tráo. Mở thùng mà sản phẩm bên trong không khớp dữ liệu đóng gói là dấu hiệu cần kiểm tra.

Tách và gộp: chỗ dữ liệu hay hỏng

Quan hệ đóng gói không cố định suốt đời. Nó thay đổi mỗi khi hàng được tách ra hoặc gộp lại, và đây là chỗ dữ liệu hỏng nhiều nhất.

Tách pallet

Nhà phân phối nhận một pallet, tách ra giao cho nhiều cửa hàng. Mỗi lần tách, quan hệ pallet–thùng cũ phải được gỡ trong dữ liệu. Nếu không, hệ thống vẫn tin các thùng đó nằm trên pallet cũ, trong khi thực tế chúng đã ở ba cửa hàng khác nhau.

Gộp thùng lẻ

Thùng lẻ từ nhiều lô khác nhau được gộp lên một pallet mới để giao. Pallet mới phải ghi quan hệ mới, và quan trọng hơn, phải ghi được là nó chứa nhiều lô.

Mở thùng bán lẻ

Cửa hàng mở thùng để xếp sản phẩm lên kệ. Từ lúc này sản phẩm không còn trong thùng. Không nhất thiết phải ghi sự kiện này, nhưng hệ thống phải chấp nhận rằng chuỗi đóng gói dừng ở đây.

Mô hình dữ liệu cho các sự kiện tách, gộp và chuyển đổi được bàn kỹ hơn ở bài về trộn lô và chia lô.

Ba lỗi làm hỏng quan hệ cha con

1. Ghi bù sau khi đóng gói. Đóng thùng xong mới nhập tay danh sách sản phẩm. Sai sót gần như chắc chắn, vì người nhập không còn nhìn thấy thứ bên trong.
2. Không gỡ quan hệ khi tách. Dữ liệu cho thấy hàng ở nơi nó không còn ở.
3. Tái sử dụng mã thùng. Thùng carton được dùng lại cho lô mới mà không đổi mã, khiến một mã thùng mang hai lịch sử khác nhau.

Có cần ghi đủ ba cấp không

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần. Nguyên tắc thực dụng:

• Bán qua nhà phân phối lớn, giao nguyên pallet → nên ghi đủ ba cấp.
• Giao theo thùng cho nhiều điểm bán nhỏ → ghi cấp thùng là đủ.
• Bán lẻ trực tiếp, sản lượng nhỏ → ghi theo lô ở cấp sản phẩm có thể đã đủ.

Cách phân biệt dữ liệu về chủ thể, sản phẩm và sự kiện — trong đó dữ liệu đóng gói thuộc nhóm dữ liệu sự kiện — nằm ở bài dữ liệu chủ thể, dữ liệu sản phẩm và dữ liệu sự kiện.

Câu hỏi thường gặp

Mã thùng và mã pallet có cần là mã riêng không?

Có. Mỗi thùng và mỗi pallet cần một mã duy nhất để hệ thống phân biệt được.

Không có máy quét ở khâu đóng thùng thì sao?

Có thể ghi theo lô và số lượng thay vì quét từng chiếc, miễn là ghi tại thời điểm đóng gói.

Quan hệ cha con có bắt buộc theo quy định không?

Quy định yêu cầu truy xuất được sản phẩm qua các khâu. Quan hệ cha con là cách làm cho việc đó khả thi với hàng đi theo thùng và pallet, không phải yêu cầu riêng.

Việc nên làm

Theo dõi một pallet từ lúc xếp tại nhà máy tới lúc tách ở nhà phân phối. Ghi lại mỗi lần hàng được tách hoặc gộp, và kiểm tra xem dữ liệu có ghi nhận các lần đó không. Chỗ nào dữ liệu không theo kịp thực tế là chỗ cần thêm một bước quét.